Rete Bibliotecaria delle Scuole vicentine

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RETE BIBLIOTECARIA SCUOLE VICENTINE
www.rbsvicenza.org
La newsletter per i bibliotecari della Rete
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Anno 3  -  n. 6  -  mercoledì 8 marzo 2006
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IN QUESTO NUMERO

1.    Nuovo OPAC per gli utenti
2.    Adesione alla Giornata Mondiale Unesco del Libro e del Diritto d'Autore
3.    Cancellazione storico stampe
4.    Manutenzione della pagina Posta inviata
5.    Ancora sui libri smarriti
6.    Il Dewey delle notizie importate
7.    Videocassette della Mediateca regionale
8.    Possibilità offerte dalla scheda informativa di ciascuna biblioteca
9.    Per i bibliotecari senza telefono vicino al posto di lavoro
10.  Nuovi materiali per la gestione della biblioteca

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1.  Nuovo OPAC per gli utenti

Tra circa una settimana sarà attivato il nuovo OPAC per gli utenti della Rete.

Quando un utente vuole fare una ricerca segue il percorso:
Home page del sito www.rbsvicenza.org > Catalogo > RICERCHE SUL CATALOGO RBSVICENZA
troverà una nuova maschera per le ricerche, rinnovata per una serie di motivi:

• per adeguarsi alla Legge “Stanca” (L. 4/2004) che stabilisce i requisiti che devono avere i siti Internet e le applicazioni web per facilitare il loro utilizzo da parte di utenti diversamente abili;
• per migliorare le ricerche: si è cercato di rendere più visibili e più "interessanti" i tanti possibili accessi alle notizie, mettendo contemporaneamente in maggior luce le funzionalità di gestione delle ricerche e di richiesta del prestito. La novità è data dalle liste speciali previste per gli accessi semantici (relativi al contenuto dei testi), dai canali di ricerca per specifiche tipologie di documenti (configurabili sulla base del tipo di registrazione) e dalla possibilità di mettere a disposizione dell'utente speciali accessi alle notizie (le sezioni "a scaffale") impostando ricerche predefinite sulla base di specifici campi della scheda (classificazione, collocazione, soggetto, genere, destinatario, simbolo, ...).

Il rilascio della versione attuale non è un punto di arrivo, ma l'inizio di un percorso che si definirà anche con le vostre osservazioni.

In allegato a questa newsletter si invia un file dove sono illustrate tutte le novità del nuovo OPAC.
In attesa dell'attivazione dell'OPAC accessibile è possibile effettuare ricerche nel catalogo della Rete con la nuova interfaccia accessibile sostituendo la parte finale dell'indirizzo dell'OPAC (opac.php ed eventuale stringa seguente) con opacw3c.php.

Cosa cambierà per il bibliotecario?
Per il responsabile della biblioteca, che effettua le ricerche allo scopo di chiedere in prestito un testo, non cambia niente in quanto continuerà a fare le ricerche dopo essere entrato nel programma con la sua username e password e poi utilizzare la funzione Ricerche (che rimane come prima).

Ricerche presenta ora un link di accesso all'OPAC: è chiaro che l’operatore può utilizzare il nuovo OPAC come un utente qualsiasi, ma in tal caso non avrà a disposizione il carrello per la richiesta dei testi ad altre biblioteche.

2.  Adesione alla Giornata Mondiale Unesco del Libro e del Diritto d'Autore

La Rete bibliotecaria Scuole Vicentine intende raccogliere, diffondere ed archiviare, nel sito www.rbsvicenza.org e nel database della Bibliocreatività scolastica, le informazioni ed i materiali sulle iniziative che le singole biblioteche scolastiche vorranno dedicare alla Giornata Mondiale del Libro.

Tutte le biblioteche scolastiche della Rete sono invitate ad aderire alla proposta che trovate descritta sul sito della Rete, facendo pervenire - a partire dal 15 febbraio 2006 (e non oltre il 15 aprile 2006) - le informazioni sulle iniziative organizzate nella propria scuola a Loredana Perego (loreperego@tin.it) e, per conoscenza, a Stefano Mano (curatore del sito www.rbsvicenza.org; e-mail: webmastro@rbsvicenza.org).

Questo il modello proposto per le segnalazioni:

GIORNATA MONDIALE UNESCO DEL LIBRO E DEL DIRITTO D'AUTORE - 23 aprile 2006
INIZIATIVE E PROGETTI
BIBLIOTECA SCOLASTICA:
TITOLO INIZIATIVA:
RESPONSABILE DELL’INIZIATIVA (a discrezione):
DATA:
DESCRIZIONE:
DESTINATARI:
INDICARE SE SI PREVEDE DI INVIARE ALLEGATI per il database della Bibliocreatività scolastica
sì/no
Descrizione allegato/i (file word, ppt, pdf….):
Anche le scuole che non aderiscono alla Rete possono inviare la scheda delle iniziative, indicando la denominazione della scuola. Per tali scuole non è previsto l'inserimento di allegati nel database della Bibliocreatività scolastica.

3.  Cancellazione storico Stampe

Premessa:
quando in BookMarkWeb un operatore esegue una stampa di qualsiasi tipo (etichette dorso, lettera sollecito prestiti scaduti, tessere utenti, ecc.), il programma memorizza quello che si è fatto in un report. Questi report poi vengono visualizzati nella pagina iniziale del menu Stampe che ha come titolo Process status. I report possono servire per vedere quello che si è fatto in una seduta di stampa, ma se vengono cancellati non si perde nessun dato.
Se i report vengono lasciati per un tempo prolungato, si genera un rallentamento dell'accesso al menù Stampe dovuto al caricamento di una pagina più "pesante".
Pertanto si consiglia di cancellare periodicamente i report (magari lasciando solo gli ultimi per mantenere una traccia di quello che si è recentemente stampato).

Procedura per cancellare periodicamente i report:
-    si accede al menu Stampe
-    si attende che si crei tutta la pagina
-    in fondo alla lista dei report cliccare sul pulsante inverti selezione
-    si de-selezionano i report che si vogliono mantenere
-    si clicca sul pulsante elimina e poi su ok

4.  Manutenzione della pagina Posta inviata

Un operatore, dopo essere entrato nel programma BookmarkWeb con la sua username e password, in alcune occasioni può inviare delle e-mail. Il caso più frequente è quando si chiede un testo a una biblioteca civica aderente a SBPV utilizzando il carrello; in questo caso la procedura Prestito ILL predispone in maniera automatica una e-mail di richiesta.
Le e-mail inviate dal programma vengono memorizzate nella pagina Circolazione > Posta inviata.
Sono elencate in ordine cronologico dalle più recenti alle più vecchie e per ciascuna e-mail vengono indicati i seguenti campi:
Id (della e-mail) ; Destinatario ; Mittente ; Oggetto ; Messaggio ; StatoPosta (cioè se l’invio ha avuto successo o meno) ; insuser (l’operatore che l’ha inviata) ; insdate (la data di invio).
Questo elenco serve per vedere le e-mail spedite. Anche in questo caso un elenco lungo appesantisce il sistema inutilmente.
Pertanto si consiglia di cancellare periodicamente le e-mail inviate, in particolare quelle relative agli eventi che sono terminati (per es. si cancelleranno le e-mail di richiesta di testi quando questi sono arrivati).

Procedura per cancellare periodicamente le e-mail:
-    si accede al menu Circolazione > Posta inviata
-    in fondo alla lista cliccare sul pulsante seleziona tutti
-    si de-selezionano le email che si vogliono mantenere
-    si clicca sul pulsante elimina messaggi poi su ok
Si può cancellare una singola e-mail cliccando sull’id corrispondente e, una volta aperta, sul pulsante elimina

5.  Ancora sui libri smarriti

Approfondiamo questo argomento già trattato nella newsletter n. 1.
Quando un testo, richiesto da un nostro utente o da una biblioteca della Rete,  non viene trovato negli scaffali, bisogna effettuare una procedura in modo che non compaia più in OPAC nel caso di una nuova ricerca e successiva richiesta di prestito, evitando così disguidi e perdite di tempo.
La procedura da seguire è diversa a seconda se la notizia relativa al testo introvabile si trovi nel catalogo ufficiale della Rete (RBS Vicenza OnLine) oppure si trovi in un vecchio catalogo.
Testo la cui notizia si trova nel catalogo ufficiale della Rete
Il bibliotecario dopo essere entrato nel programma BookMarkWeb con la sua username e password, va in Catalogazione > Notizie > cerca e apre la notizia relativa al testo mancante > Gestione > apre il testo mancante >  va al campo scarico, scrive la data e in causale sceglie ammanco / furto > poi clicca sul pulsante aggiorna.
Dopo questa procedura il programma non visualizzerà più il testo in OPAC, mentre la notizia e il testo saranno ancora visibili in catalogazione.
Se successivamente il testo fosse ritrovato basta rifare la procedura precedentemente indicata e vuotare il campo scarico cancellando la data e scegliendo il vuoto in causale; così il testo sarà nuovamente visibile in OPAC di fronte ad una eventuale ricerca.
Testo la cui notizia si trova in un vecchio catalogo
Poiché un bibliotecario normalmente non può accedere al suo vecchio catalogo basta mandare una e-mail al coordinatore tecnico e chiedere di rendere invisibile il testo indicando il numero d’ingresso, titolo e autore.

6.  Il Dewey delle notizie importate

Nel catalogo della Rete viene utilizzata una tabella della classificazione Dewey (CDD) che comprende sia il numero Dewey che la descrizione. Esempio:
Numero   Descrizione
853.914   LETTERATURA - Letteratura italiana; Narrativa; 1945-1999
Finora c’era l’indicazione che se importando una notizia non entrava la descrizione del Dewey bisognava tagliare le ultime cifre della CDD finché nella tabella non si trovava un numero con la descrizione.
Per una più corretta gestione del Dewey e perché si sta pensando di passare dall’edizione ridotta a quella integrale da ora in poi si invitano i catalogatori della Rete ad accettare la CDD che entra da una importazione anche senza descrizione.
L’inserimento della descrizione e la manutenzione della tabella Dewey ora viene effettuata dai responsabili della Rete.
Se in classificazione entra anche l’edizione Dewey (es. 914.535402 v21) anche in questo caso non si deve fare niente in quanto sarà controllata dai responsabili della rete

7.  Videocassette della Mediateca regionale

La Biblioteca civica Bertoliana ha consegnato alla nostra Rete circa 350 videocassette che un tempo appartenevano alla Mediateca regionale ora non più funzionante. Per la maggior parte sono videocassette su argomenti e personaggi di carattere locale. Esse sono in possesso della biblioteca dell’ITC “U. Masotto” di Noventa Vicentina, sono a disposizioni di tutte le biblioteche della Rete e possono essere richieste con la solita procedura Prestito ILL.

Alcuni consigli per cercarle nell’OPAC:

Alla fine del titolo c’è sempre la stringa [videoregistrazione]
-    Pertanto in Ricerca: Titolo contiene videoregistrazione

Nel campo materiale è stato indicato che è una videocassetta
-    Pertanto in Ricerca: Materiale videocassetta

Alla fine di ogni soggetto relativo a videocassette viene inserita la parola Videoregistrazioni
-    Pertanto in Ricerca: Soggetto contiene videoregistrazioni

La collocazione di queste videocassette inizia sempre per VMR (acronimo di Videocassetta Mediateca Regionale)
-    Pertanto in Ricerca: Collocazione inizia per VMR

Vediamo alcuni esempi:

Esempio1:
Si cercano videocassette che parlano di Vicenza
-    Soggetto contiene Vicenza Videoregistrazioni
Oppure:
-    Titolo contiene videoregistrazione
-    Soggetto contiene Vicenza
Oppure:
-    Soggetto contiene Vicenza
-    Materiale videocassetta
(in questi casi si trovano anche videocassette su Vicenza che non appartengono alla Mediateca regionale)
Oppure:
-    Soggetto contiene Vicenza
-    Collocazione inizia per VMR

Esempio2: Si vuole l’elenco completo delle videocassette della Mediateca regionale
-    Collocazione inizia per VMR
-    Biblioteca Ist. Sup. “U. Masotto” Noventa V.-Sez. ITC

8.  Possibilità offerte dalla scheda informativa di ciascuna biblioteca

Come è risaputo ogni biblioteca della Rete ha una scheda informativa nel sito a cui si può accedere in questo modo: Homepage del sito > Biblioteche > si clicca sulla propria area > si clicca sulla propria biblioteca.

L’aggiornamento della scheda è demandato al responsabile di ciascuna biblioteca che ha una username e una password. Se qualche responsabile manca di questi dati o li ha dimenticati li può sempre richiedere al coordinatore tecnico.

Si vuole ora segnalare una possibilità offerta dalla scheda. Dopo essere entrati per il suo aggiornamento verso il basso ci sono due campi:

Appuntamenti della biblioteca (max. 250 caratteri)
Novità-Progetti della biblioteca (max. 250 caratteri)

In questi due campi il responsabile può inserire un testo per un massimo di 250 caratteri. Le informazioni inserite in questi due campi sono poi visualizzate nella pagina della scheda informativa in alto a destra.

Trattandosi di campi di testo per il web, il capo-riga dev'essere segnalato digitando il tag <br> alla fine della frase (es. dopo il punto), come nell'esempio che segue:

Promozione della lettura.<br>Corso di teatro.<br>Giornata del Libro.

verranno visualizzati così:

Promozione della lettura.
Corso di teatro.
Giornata del Libro.

Sarebbe buona cosa abituare gli utenti a entrare periodicamente in questa pagina, che potrebbe diventare un utile mezzo di informazione sulle attività della biblioteca e sui suoi dati di riferimento.

9.  Per i bibliotecari senza telefono vicino al posto di lavoro

Il telefono vicino al posto di lavoro di un bibliotecario è molto utile. Per esempio viene spesso utilizzato per contattare il coordinatore tecnico della Rete e avere consulenza parlando al telefono e contemporaneamente operando nel programma Bookmark Web per risolvere problemi di vario tipo, dalla catalogazione, alla gestione dei prestiti, ecc.
Purtroppo in molte biblioteche scolastiche non si ha a disposizione il telefono vicino al computer.
Ora questa carenza si può superare utilizzando un programma: Skype.
Skype è un software semplice e gratuito che permette di effettuare telefonate gratuite via Internet verso un altro utente dotato dello stesso programma.
Skype è veloce e facile da installare.
Occorre collegare una cuffia con microfono (costo di pochi euro) al computer. E’ consigliabile che questa operazione sia effettuata dal responsabile informatico della vostra scuola per la sua corretta configurazione.
Poi si deve scaricare il programma dal sito www.skype.com e registrarsi.
Skype non richiede riconfigurazioni di firewall o router per funzionare e le chiamate hanno una buona qualità audio.
Per ulteriori informazioni potete rivolgervi al coordinatore tecnico della Rete.

10.  Nuovi materiali per la gestione della biblioteca

Recentemente sono stati inseriti nella pagina Materiali per la gestione della biblioteca i seguenti nuovi materiali:

• Vademecum per il Prestito Interbibliotecario (ILL). Otto pagine nelle quali ci sono tutte le istruzioni necessarie per gestire i prestiti interbibliotecari sia con le altre biblioteche scolastiche della Rete sia con le civiche;
• Modulo richiesta testi. Un foglio A4 da stampare e ingrandire in A3 e da mettere a disposizione in biblioteca per i propri utenti. Su tale foglio un utente può scrivere una richiesta quando questa non può essere soddisfatta dal bibliotecario immediatamente. E’ già in uso in molte biblioteche e si sta rilevando utile;
• Attività di promozione della biblioteca e della lettura. Un file nel quale sono elencate una serie di attività che possono essere utilizzate sia nelle scuole inferiori che superiori per attivare iniziative di promozione alla lettura e di uso della biblioteca.

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