Rete Bibliotecaria delle Scuole vicentine

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RETE BIBLIOTECARIA SCUOLE VICENTINE
www.rbsvicenza.org
La newsletter per i bibliotecari della Rete
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Anno 5 - n. 7 – giovedì 3 aprile 2008
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IN QUESTO NUMERO

1. Premessa
2. Utenti interni: cancellazione di un utente
3. Utenti: legare sempre un utente, anche se NON studente, ad una classe
4. Utenti interni: controllare le richieste degli utenti con Password
5. Prestiti interni: individuare tutti i prestiti attivi
6. Prestito ILL: eliminare le richieste di prestito inevase
7. Prestito ILL: prestiti non chiusi quando un testo ritorna alla Biblioteca Prestante
8. Prestito ILL: richieste alle biblioteche della Rete Urbana di Vicenza: risolto il problema
9. Prestito ILL: come scrivere sul POST-IT quando si invia un libro
10. Prestito ILL: non richiedere testi alle biblioteche scolastiche che non partecipano al prestito ILL
11. Prestito ILL: consigli sull’uso del pulsante “richiesta in valutazione”
12. Prestito ILL: consigli per quando arriva un testo richiesto

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1. Premessa

Come risaputo, il progetto della Rete Bibliotecaria Scuole Vicentine ha come fine di mettere a disposizione dei cittadini della Provincia di Vicenza il patrimonio librario di tutte le biblioteche e questo in collaborazione con le biblioteche civiche. Elemento fondamentale del progetto è pertanto il buon funzionamento del prestito interbibliotecario.

Una scuola quando entra in Rete si impegna, attraverso la firma della convenzione, a gestire al meglio tale servizio. Riportiamo quanto indicato nel punto 2b) della convenzione:

“La biblioteca deve garantire il prestito dei propri testi alle biblioteche della Rete e a quelle civiche aderenti a SBPV. Tale servizio funziona per tutto l’anno con esclusione dei mesi di luglio e agosto e delle vacanze natalizie e pasquali. Il controllo delle richieste deve avvenire almeno 2 volte alla settimana”.

Tutti i responsabili delle biblioteche scolastiche devono essere consapevoli che ritardi ed errori nella gestione delle procedure previste dal programma mettono in difficoltà gli altri colleghi e creano disservizi per gli utenti propri e delle altre biblioteche.

Questa newsletter è dedicata interamente a individuare e a proporre soluzioni per i numerosi problemi che sono emersi nella gestione dei prestiti interbibliotecari, dei prestiti interni e degli utenti interni.

2. Utenti interni: cancellazione di un utente

Procedura per cancellare un utente: Circolazione > Utenti/prestiti > si entra nella scheda dell’utente interessato > Descrizione.

A questo punto si aprono due possibilità:

a) Se l’utente non ha avuto prestiti la cancellazione può essere eseguita cliccando sul pulsante “elimina” che si trova a fondo pagina

b) Se l’utente ha avuto prestiti può essere eliminato solo dall’amministratore del sistema. Perché questo possa accadere occorre che il bibliotecario cambi la qualifica dell’utente in ‘Ex utente (da eliminare)’. Oltre a ciò il bibliotecario si deve accertare che l’utente non abbia prestiti ancora aperti. Periodicamente l’amministratore del sistema attiva una procedura che elimina tutti gli utenti senza prestiti attivi e con qualifica di ‘Ex utente (da eliminare)’. Se si ha urgenza di eliminare qualche utente basta chiedere per e-mail la cancellazione al Coordinatore tecnico.

In ogni caso, per eliminare un utente basta cambiare la sua qualifica in ‘Ex utente (da eliminare)’ e accertarsi che non abbia prestiti attivi.

Se gli utenti da eliminare appartengono tutti ad una stessa classe (ad esempio una classe quinta dell’anno scolastico precedente)  è consigliata la seguente procedura: Amministrazione > Biblioteche > scegliere la propria > Classi > cliccare sul numero degli allievi della classe > in Qualifica scegliere ‘Ex-utente (da eliminare)’ > Aggiorna

3. Utenti interni: legare sempre un utente, anche se NON studente, ad una classe

Come si sa, il programma permette il legame di un utente ad una classe. Per fare ciò, prima bisogna inserire la classe e poi si può fare il collegamento ad essa.

Collegare un utente ad una classe permette di effettuare delle manutenzioni collettive utili per risparmiare tempo: per es. si può cambiare classe, qualifica, ecc. Per ottenere questo scopo è utile che tutti gli studenti siano collegati ad una classe e che anche gli insegnanti, il personale ATA, ecc. siano collegati ad una classe virtuale. Si consiglia di seguire la seguente procedura:

a) per i NON studenti si crea una classe virtuale chiamata, per es., ‘Personale Scuola’ con codice ‘99’;

b) quando si inserisce un NON studente lo si collega a questa classe.

L’utilità di ciò si vede all’inizio dell’anno scolastico quando si può controllare e aggiornare in maniera collettiva non solo la situazione degli studenti, ma anche quella della classe ‘Personale Scuola’ seguendo questa procedura:

Amministrazione > Biblioteche > si entra nella propria biblioteca > classi > si clicca nella colonna ‘allievi’ sul numero corrispondente alla classe ‘Personale Scuola’. Appare l’elenco di tutti i componenti la classe con la loro ‘Qualifica’. Basta ora modificare le qualifiche, per es. del personale non più presente nella scuola, in ‘Ex utente (da eliminare)’ e alla fine cliccare sul pulsante “aggiorna”. Questa procedura evita di dover cambiare la qualifica entrando nelle schede degli utenti uno alla volta.

Si possono utilizzare anche altre classi virtuali come: Biblioteche Civiche, Genitori, ecc.

4. Utenti interni: controllare le richieste degli utenti con Password

Come è risaputo il programma in uso, BookMark Web, permette ai bibliotecari di assegnare ai propri utenti una password con la quale essi possono ottenere alcuni servizi:

- prenotare un testo da una qualsiasi postazione Internet (da casa, da un laboratorio di informatica, ecc.)

- vedere la loro situazione di prestiti e le prenotazioni

- vedere lo storico prestiti

I bibliotecari che hanno distribuito password ai propri utenti, ogni volta che entrano nel programma devono controllare se è giunta qualche richiesta in Circolazione > Report prenotazioni.

Il mancato controllo determina un disservizio.

5. Prestiti interni: individuare tutti i prestiti attivi

In ‘Prestito ILL’ esiste la possibilità di vedere i prestiti attivi; ora questa possibilità c’è anche per i prestiti interni seguendo la seguente procedura:

Circolazione > Report prestiti >

- nella prima riga scegliere ‘DataReso’ ‘uguale a’ e scrivere NULL

- nella terza riga scegliere ‘TipoPrestito’ ‘interno’

Appare l’elenco di tutti i prestiti attivi interni, da quelli più vecchi a quelli più recenti.

Si consiglia di lanciare periodicamente tale ricerca per rendersi conto dei prestiti scaduti da molto tempo e a rischio dimenticanza.

6. Prestito ILL: eliminare le richieste di prestito inevase

Quando una Biblioteca Richiedente invia una richiesta di prestito o di proroga ad un'altra biblioteca della Rete oppure a una biblioteca civica, tale richiesta viene dal programma inserita nella cartella Prestito ILL > Richiedente > Richieste inoltrate.

Può succedere che la richiesta venga rifiutata da una biblioteca della Rete (Stato ‘richiesta rifiutata’) o da una biblioteca civica (il rifiuto di un prestito da parte di una biblioteca civica avviene per mezzo di una e-mail e lo stato del prestito rimane ‘richiesta inoltrata’) e che comunque la richiesta di prestito non vada a buon fine. In questo caso, se il responsabile della biblioteca non controlla periodicamente a breve termine e non interviene, la richiesta inevasa rimane nella cartella ‘Richieste inoltrate’ creando confusione nella cartella e prolungando senza giustificato motivo l’attesa dell’utente.

Si suggerisce pertanto ai bibliotecari di fare il seguente controllo:

Prestito ILL > Richiedente > Richieste inoltrate > individuare le richieste che non sono andate a buon fine > cliccare sull'id corrispondente e poi eliminarle cliccando sul pulsante "elimina".

E' l'unico caso in cui il responsabile della Biblioteca Richiedente può usare il pulsante "elimina" rispetto ad una richiesta di Prestito ILL.

7. Prestito ILL: prestiti non chiusi quando un testo ritorna alla Biblioteca Prestante

A volte succede che una Biblioteca Richiedente, dopo avere reinviato un testo ad una Biblioteca Prestante e avere cliccato sul pulsante "documento-reinviato", nota che tale prestito rimane aperto nella cartella dei Prestiti attivi per molto tempo.

Ciò accade perchè i responsabili della Biblioteca Prestante, quando il libro è ritornato, non chiudono il prestito cliccando sul pulsante "documento alla prestante - richiesta evasa" e questo provoca i seguenti disguidi:

- la Biblioteca Richiedente, che ha restituito il libro, non sa se il testo è ritornato o meno alla Biblioteca Prestante

- nella cartella ‘Prestiti attivi’ rimangono aperti, creando confusione, numerosi prestiti ormai terminati.

E’ opportuno quindi che i responsabili delle biblioteche facciano periodicamente il seguente controllo:

Prestito ILL > Prestante > Prestiti attivi > individuare tutti i prestiti che hanno lo stato ‘documento-reinviato’ > per ciascuno controllare che il testo sia rientrato e poi cliccare sul pulsante "documento alla prestante - richiesta evasa".

8. Prestito ILL: richieste alle biblioteche della Rete Urbana di Vicenza: risolto il problema

La procedura per gestire le richieste di testi a biblioteche civiche aderenti a SBPV non è una vera e propria procedura di Prestito ILL, in quanto i testi delle civiche non sono all’interno del catalogo della Rete. Il programma Bookmark Web prevede una procedura simile che ha lo scopo di preparare una e-mail alla civica prestante contenente in modo automatico tutti i dati e successivamente di gestire il prestito al proprio utente. Come si può vedere, la procedura inserisce in modo automatico l’indirizzo di posta elettronica della biblioteca civica a cui si richiede il testo. Fino a poco tempo fa questo non accadeva per le biblioteche della Rete Urbana di Vicenza, ma ora il problema è stato risolto: il programma inserisce automaticamente l'indirizzo e-mail della biblioteca della Rete Urbana di Vicenza a cui si vuole richiedere un testo in prestito interbibliotecario (per es. vtacc@bibliotecabertoliana.it, ferro@bibliotecabertoliana.it, pcost@bibliotecabertoliana.it, ecc.). Il risultato è stato ottenuto utilizzando la collocazione dei testi di queste biblioteche, tuttavia gli operatori devono essere consapevoli dei limiti della procedura. Ad es., l'esito non sarà corretto in presenza di collocazioni che iniziano per BIBUS o altre simili. In conclusione l’operatore dovrà sempre controllare l’indirizzo di posta elettronica inserito dal programma.

Tutte le e-mail inviate dal programma, comprese queste, vengono salvate nella cartella Circolazione > Posta inviata. Per conoscere se una richiesta di prestito alle civiche ha avuto buon esito, è opportuno entrare in questa cartella e controllare che lo ‘StatoPosta’ della e-mail di richiesta sia ‘inviato’ altrimenti compare la parola ‘errore’ e ciò significa che l’e-mail di richiesta non è partita. A questo punto bisogna rifare la richiesta.

9. Prestito ILL: come scrivere sul POST-IT quando si invia un libro

Quando si invia un testo ad una Biblioteca scolastica bisogna posizionare sotto la copertina un post-it. C’è una parte visibile e una non visibile sotto la copertina.

Nella parte visibile deve essere indicata la biblioteca pubblica di collegamento senza far precedere il nome da altre parole come B. C. o Biblioteca.

Esempi:

PALAZZO COSTANTINI
VALDAGNO
BASSANO DEL GRAPPA

Nella parte non visibile del post-it va indicata la biblioteca scolastica a cui il libro deve arrivare

Esempi:

per IPSCCT A. DA SCHIO
per I.P.S.S. B. MONTAGNA – SEDE CENTRALE
per I.P.S.S. B. MONTAGNA – SEDE EX MEDIA GHIROTTI
per SCUOLA MEDIA BAROLINI

In ogni caso non ci si può limitare al solo nome della scuola.

Se un bibliotecario non conosce la biblioteca pubblica di collegamento di una biblioteca scolastica, può consultare la relativa scheda informativa presente nel sito della Rete sul link ‘Biblioteche’.

Se il libro deve essere inviato ad una biblioteca civica, è evidente che si scrive solo il nome della stessa nella parte visibile.

Non utilizzare altri foglietti invece del post-it (per es. segnalibri o altro) in quanto questi, mancando della colla, possono scivolare fuori dal libro oppure dentro e non essere più visibili.

10. Prestito ILL: non richiedere testi alle biblioteche scolastiche che non partecipano al prestito ILL

La convenzione di adesione alla Rete prevede che le scuole primarie (d’infanzia e elementari), in caso di comprovata  difficoltà a gestire il prestito interbibliotecario, possano chiedere alla Rete di esserne esentate. Poiché ci sono alcune biblioteche della Rete che sono in questa situazione è inutile chiedere i loro testi. Si vede che una biblioteca non partecipa al prestito ILL quando, dopo avere effettuato una ricerca e visualizzato i relativi testi, nella colonna ‘Prenotazione’ vicino al carrello non compare il simbolo
.

Inoltre nella Disponibilità compare ‘prestito interno’. In ogni caso, eventuali richieste di questi testi saranno rifiutate dall’amministratore del sistema con evidente perdita di tempo.

11. Prestito ILL: consigli sull’uso del pulsante “richiesta in valutazione”

Quando arriva una richiesta di Prestito ILL, il responsabile della Biblioteca Prestante ha a disposizione 4 pulsanti: “accetta richiesta”, “rifiuta richiesta”, “richiesta in valutazione”, “prenotazione”.

L’uso di tali pulsanti è precisato nel file ‘Vademecum per il Prestito Interbibliotecario (ILL)’ ma sono necessarie alcune osservazione sull’uso del pulsante “richiesta in valutazione”.

Si consiglia di non usarlo. Infatti generalmente viene utilizzato  quando non si riesce a sapere se il testo è disponibile o meno. Ma poi, dopo avere cliccato su tale pulsante, il programma non visualizza più la finestra di richiesta e così ci si dimentica della richiesta pervenuta creando un disservizio alla Biblioteca Richiedente. Pertanto si consiglia di lasciare la richiesta in sospeso fino a quando non si è in grado di decidere se cliccare sul pulante “accetta richiesta” o “rifiuta richiesta”.

Una situazione particolare si verifica nelle Biblioteche Prestanti che non gestiscono con il programma i prestiti interni (situazione diffusa nelle scuole primarie). Può succedere che venga richiesto un testo che è in prestito ad un proprio utente. Alcune Biblioteche Prestanti seguono la seguente procedura: scrivono un messaggio del tipo: “Il testo richiesto è in prestito. Vuoi prenotare?” e poi cliccano sul pulsante “richiesta in valutazione”. La procedura è scorretta in quanto la Biblioteca Richiedente non vede il messaggio, ma solo che il prestito è “in valutazione” e non risponderà mai. In questo caso si consiglia alla Biblioteca Prestante di cliccare sul pulsante “rifiuta richiesta” dopo avere scritto un messaggio: “Il testo è in prestito”, in modo che la Biblioteca Richiedente possa chiedere il testo ad altra biblioteca in tempi rapidi.

E’ inutile scrivere un messaggio quando poi si clicca sul pulsante “richiesta in valutazione” in quanto la Biblioteca Richiedente normalmente non lo vede.

12. Prestito ILL: consigli per quando arriva un testo richiesto

Quando un testo arriva alla Biblioteca Richiedente alcuni responsabili seguono la seguente procedura:  cliccano sul pulsante ‘”documento ricevuto” (il prestito passa dalla cartella ‘Richieste inoltrate’ nella cartella ‘Documenti arrivati’) poi a volte cliccano  sul pulsante “utente avvisato” (il prestito rimane nella cartella ‘Documenti arrivati’) e rinviano ai giorni successivi la continuazione della procedura. Si è constatato che spesso il testo viene consegnato all’utente ma ci si dimentica di riprendere la gestione del prestito contenuto nella cartella ‘Documenti arrivati’.

Pertanto si consiglia di cliccare in sequenza sul pulsante “documento ricevuto” e subito dopo su “documento all’utente”, di preparare il libro per la consegna magari con l’uso di un segnalibro scrivendo sulla parte che sporge il nome dell’utente richiedente, anche se la consegna non avverrà subito nello stesso giorno. Comunque conviene controllare periodicamente il contenuto della cartella ‘Documenti arrivati’.

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